Artigo escrito em parceria com a Nexoos, uma fintech peer-to-peer lending (P2P), que tem por objetivo conectar empresas que necessitam de empréstimos com investidores.

Um problema que afeta igualmente diversas empresas, reduzindo sua eficiência e margem de lucro, são os chamados custos ocultos. Essas despesas decorrem, em geral, de falhas e erros nos diversos processos de produção, bem como de outros gastos extraordinários não previstos em orçamento.

De acordo com estimativas de mercado, esses custos costumam consumir de 15% a 45% do orçamento de empresas. Representam, portanto, uma parcela significativa das despesas e, dependendo do porte do negócio, pode levá-lo à falência.

Como esses gastos são difíceis de identificar, não são calculados e não fazem parte de relatórios, de modo que seu valor total muitas vezes é desconhecido, é importante saber reconhecê-los e mensurá-los. Nesse artigo vamos te dar 4 dicas para você eliminar algumas despesas que corroem a lucratividade da sua empresa. Boa leitura!

1. Custos de produção e armazenamento

Excesso de produção de mercadorias pouco vendidas geram gastos com armazenamento, espaço em estoque e representam até mesmo um custo de oportunidade, pois produtos de maior rotatividade deixam de ser elaborados. Além disso, com maior tempo de giro, o risco de avarias e perecimento aumentam proporcionalmente, podendo causar ainda mais prejuízos.

Um caminho para reduzir esses custos ocultos é realizar um maior controle dos estoques, conhecendo a fundo seu conteúdo, e estudar o fluxo de vendas para orientar a produção com base nelas. Procure softwares que possam ajudá-lo com essa gestão: automatizar o gerencimento de estoque pode ser a chave para a redução ou até mesmo eliminação desse problema.

2. Custos de operação

A manutenção de um imóvel, a compra de materiais para escritório e despesas de luz e internet são gastos fixos que muitas vezes passam desapercebidos.

Isso acontece, por exemplo, com uma empresa que ocupa um imóvel maior do que o que ela precisa, o que gera despesas desnecessárias para cuidar do excesso de espaço. Assim, escolher a sede da empresa de acordo com sua verdadeira necessidade de produção reduz drasticamente as despesas desnecessárias com manutenção.

Um outro exemplo é a falta de controle prévio em relação ao uso de insumos, dando margem para que sejam gastos de modo indiscriminado. Já parou para pensar quanto papel e tinta de impressora são gastos sem necessidade? Quantos copos pláticos são utlizados pelos funcionários por dia? São esses pequenos gastos que, juntos, representam uma parcela significativa das despesas da empresa.

Por isso é preciso implementar um controle sobre a utilização de materiais e adotar políticas de conscientização em relação ao consumo de materias operacionais. Acredite, isso irá ajudar, e muito, a controlar os custos ocultos.

3. Custos esporádicos

Os gastos esporádicos são aqueles extraordinários. Eles podem ter um impacto enorme no orçamento total e, como são imprevisíveis, são capazes de levar graves prejuízos ao caixa da empresa.

Defeitos em computadores, que exigem a contratação de um técnico, ou questões legais, que acarretam na contratação de um escritório de advocacia, são bons exemplos de despesas que tendem a ocorrer ao longo do tempo. Caso a empresa não esteja preparada, essas “surpresas” podem consumir boa parte de seu orçamento.

Para solucionar essa categoria de custos ocultos é interessante buscar pela terceirização de serviços, o que garante uma manutenção preventiva e evita prejuízos inesperados. Além disso, é necessário disponibilizar uma parte do orçamento mensal para fazer frente à tais depesas, gerando menos surpresas ao caixa.

4. Custos de burocracia

excesso de burocracia prejudica a empresa e se torna um custo, pois os funcionários perdem muito tempo com essas atividades – tempo que poderia ser usado em tarefas produtivas, levando mais eficiência à operação. Assim, a redução de burocracia e a adoção de processos mais ágeis representam um ganho de tempo real, o que implica maior produtividade e rentabilidade.

Para minimizar esse problema, é essencial manter um canal aberto de comunicação com os colaboradores, que lidam diretamente com a realidade de produção da empresa e possuem uma boa ideia de como tornar seus processos mais eficientes. Implementar políticas de ouvidoria interna e captar essas opiniões é importante para melhorar o desempenho da empresa.

Também é importante conhecer as soluções tecnológicas disponíveis no mercado, como softwares personalizados. Por meio deles, é possível acompanhar todo o processo de produção e assim identificar com maior facilidade erros, evitando atrasos e retrabalhos.

Caso o devido cuidado não seja tomado com as despesas invisíveis, elas podem crescer de modo exponencial e reduzir as margens da empresa e sua produtividade, o que tende a comprometer sua viabilidade. Portanto, o empresário deve estar sempre alerta e tomar as medidas necessárias em diversas frentes para identificá-las e cortá-las.

Mas não se esqueça: embora necessário cortar os custos da empresa, deve-se manter a qualidade dos serviços e de produção. Sempre!