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Dúvidas sobre como emitir NF-e? Confira passo a passo

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A nota fiscal eletrônica (NF-e) tem por objetivo substituir o modelo tradicional de emissão de notas em papel aqui no Brasil, trazendo um procedimento muito mais prático e eficaz tanto para o controle fiscal do governo como também para a emissão e administração das empresas.

E, apesar de já ser uma realidade em todo o país, o processo de como emitir NF-e pode ser bastante confuso para aqueles que ainda não tiveram contato com o documento. 

Por isso, vamos descomplicar esse processo com um passo a passo rápido e simples sobre a emissão. Acompanhe!

1. Verifique o caso fiscal da sua empresa    

Um dos pontos mais importantes no processo de emissão da nota fiscal é saber em qual categoria seu negócio se enquadra.

Isso é definido lá atrás, no momento da abertura da empresa, enquadrando-a em um caso específico que ditará, principalmente, seu regime de tributação. 

Sociedade Limitada (LTDA), Micro Empresa (ME) e Empresa Individual de Responsabilidade Limitada (EIRELI) são alguns dos exemplos dessas categorizações, que são acompanhadas cada qual de casos de tributação distintos, como o Simples Nacional, o Lucro Real ou Presumido.

Durante esse processo, é muito importante que você conte com o auxílio de um contador ou do responsável pelas finanças da sua empresa. Ele será a pessoa mais adequada para entender em qual cenário você se enquadra, que tipo de nota você pode emitir e etc. 

2. Adquira um certificado digital

Para que a sua nota fiscal eletrônica tenha validade jurídica é importante que o seu negócio tenha uma assinatura digital, confirmando a autenticidade do mesmo e provando qual foi a empresa que emitiu a nota. 

Para isso, existe o certificado digital: um documento de identidade digital, como nosso RG, para pessoas físicas e jurídicas. 

Com ele, a empresa garante autenticidade, confidencialidade, integridade e garantia de validade jurídica nas operações que utilizam do mesmo como comprovação de existência do negócio.

A aquisição desse certificado é realizada junto a Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP) — aqui você pode consultar a adequada à sua empresa. 

3. Faça seu credenciamento na Secretaria da Receita

Além do certificado digital, para emitir uma NF-e, seu negócio precisa estar cadastrado na Secretaria do Estado da Fazenda onde está instalado — por exemplo, se você tem uma loja na cidade de Santos-SP, precisa estar cadastrado na Secretaria do estado de São Paulo. 

Esse cadastro é relativamente simples, mas tem algumas variações de um estado para o outro. É bem interessante que você envolva o seu contador no processo, já que ele terá mais conhecimento da legislação local. 

Inicialmente, você deve optar pela modalidade de credenciamento “em homologação”, assim suas notas ainda não são enviadas oficialmente, mas apenas em caráter de teste, para que você tenha tempo para ter o treinamento adequado e esteja apto a emitir a NF-e. 

Depois desse momento inicial, basta que você mude o credenciamento para “em produção”. 

4. Adote um software para emissão das NF-e

Para a emissão de notas fiscais eletrônicas você pode precisar do auxílio de um software específico. 

Muitos governos estaduais oferecem opções gratuitas para download, mas elas apresentam algumas limitações para empresas que têm um grande volume de emissão. Nesses casos, é importante que seja procurado um software que dê suporte (e vazão) ao tipo de emissão do seu negócio. 

Seguindo esses passos e com auxílio de um software, o processo ficará bem simples, você vai ver!  

Agora que já aprendeu como emitir NF-e, que tal entender definitivamente os benefícios do documento para a sua empresa?

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